Il richiedente, personalmente o per mezzo del mandatario o da altra persona diversa munita di delega in carta semplice, deve depositare presso la Camera di Commercio, i seguenti documenti:
1. domanda di trascrizione (in formato .doc) in doppio esemplare, in bollo da Euro 16,00, indirizzata al Ministero dello Sviluppo Economico - Ufficio Italiano Brevetti e Marchi - Via Molise, 19 – 00187 ROMA.
2. atto che si intende trascrivere, redatto nella forma di atto pubblico o scrittura privata autenticata, in originale o copia autentica in bollo da Euro 16,00, munito delle prescritte autenticazioni, legalizzazioni e registrazioni. Se tale atto fosse già stato allegato ad altre domande di trascrizione o annotazione, è sufficiente fare riferimento allo stesso citando gli estremi di tali domande.
N.B.
Nel caso di cessione è possibile allegare una "dichiarazione di avvenuta cessione" contenente l'elenco dei diritti che ne sono oggetto, sottoscritta dal cedente e dal cessionario, senza necessità di autentica di firma, riportante gli estremi di avvenuta registrazione presso l'Agenzia delle Entrate.
Nel caso di fusione tra società è sufficiente allegare un certificato, in carta semplice, rilasciato dal registro delle imprese o da altra autorità nazionale competente (non è obbligatoria la registrazione).
Nel caso di trascrizione per successione per causa di morte è necessario allegare il certificato di morte del titolare e copia della dichiarazione di successione presentata all'Agenzia delle Entrate che deve contenere i dati di riferimento (n. di domanda e/o di concessione) dei titoli di proprietà industriale che si intendono trascrivere.
3. attestazione di versamento della tassa di concessione governativa;
4. diritti di segreteria;
5. verbale di deposito della trascrizione in duplice copia.
Poiché le trascrizioni devono essere effettuate in registri distinti per marchi, invenzioni, modelli, etc., è necessario che le relative domande, corredate della opportuna documentazione, siano presentate distintamente per ciascuno dei settori interessati.
I documenti redatti in lingua straniera devono essere accompagnati dalla traduzione in lingua italiana, autenticata ed asseverata innanzi alle competenti autorità italiane.